Vertrouwelijk voorstel
Vul de toegangscode in om het voorstel te bekijken
Onjuiste toegangscode
Vertrouwelijk voorstel
Vul de toegangscode in om het voorstel te bekijken
Onjuiste toegangscode
Aanvragen komen op één plek binnen, de AI stelt de offerte en de mail op, jij checkt en geeft akkoord, en het staat meteen goed in je eigen systeem. De twee uur handwerk per dag verdwijnt, de opvolging wordt weer bewaakt.
Sinds de medewerker die de backoffice deed eind december wegging, ligt het offerte- en aanvraagwerk bij jou en Christel. Het kost je naar eigen schatting zeker twee uur per dag. Offertes worden nu los in ChatGPT en mail gemaakt, buiten het offertesysteem om. Snel, maar de reminders vallen weg, het nabellen blijft liggen, en elke wijziging in een aantal moet je op meerdere plekken handmatig bijwerken.
Aanvragen verwerken en offertes opstellen kost de meeste tijd. Het zijn de uren die je liever in de zaak en je gasten steekt dan in het overtypen tussen systemen.
Een workshop aangeboden zonder de minimum-vijftien-voorwaarde, aantallen die niet meelopen tussen systemen. Klein in de uitvoering, maar het kost omzet en marge.
Omdat offertes buiten het systeem leven, komen de automatische reminders dat een optie verloopt niet meer binnen. Geïnteresseerde gasten blijven liggen, het nabellen gebeurt niet.
In je eigen woorden: al je programma's zijn eilandjes, jij bent zelf de verbindende lijn. Een wijziging in het aantal personen typ je over in de offerte, het draaiboek, het reserveringssysteem en de keukenlijst.
Je reserverings- en offertesysteem heb je white-label via iSync, en iSync geeft de sleutel niet vrij. Dat is geen technisch probleem, het is een gesloten deur. We hebben uitgezocht wat er onder die deur zit. En daar zit de opening. Dit is precies waar de eerdere poging op vastliep, en wat wij nu hard hebben gemaakt.
Je events, offertes en draaiboeken draaien op Smart Event Manager van leverancier Voorraadt. Dat systeem heeft wél een volwaardige API, met objecten voor offertes, reserveringen, contacten, bedrijven en facturen.
Voorraadt bevestigde toegang via een eigen Connector-licentie, buiten iSync om. Inclusief een aparte test-omgeving waarop we veilig bouwen voordat er iets met je echte data gebeurt. De gesloten deur omzeilen we dus, we kloppen niet langer bij iSync aan.
De API kan offertes en reserveringen niet alleen uitlezen, maar ook aanmaken en aanpassen. Dat is precies het verschil tussen écht automatiseren en alleen meekijken. De automatisering die je wilt, kan technisch.
De eerdere klik-robot zonder API's haalde dit niveau niet, want zonder echte koppeling blijft het overtypen. Met directe API-toegang verdwijnt dat handwerk. Het verschil zit hem precies in deze deur.
We bouwen de offerte- en aanvraagmotor in drie schakels. De aanvraag komt binnen, de AI stelt op, jij houdt de regie, en het systeem bewaakt de opvolging. Mens in de lus op het moment dat het telt, automatisch op alle plekken waar het handwerk zat.
Elke aanvraag, via de website of per mail, komt op één plek binnen. De AI leest hem, haalt de details eruit (datum, aantal personen, locatie, type arrangement) en checkt tegen jouw eigen spelregels, zoals het minimum van vijftien voor een workshop. Daarna stelt hij direct een concept-offerte en een nette mail op. Geen leeg blad meer, geen losse ChatGPT-sessies waar de data nergens mee koppelt.
Jij of Christel kijkt de concept-offerte na en past aan waar nodig. Eén akkoord en de AI zet de offerte en de optie als reservering klaar in Smart Event Manager, het systeem dat je al gebruikt. Geen dubbele invoer meer: de aantallen lopen vanzelf mee naar het draaiboek voor de bediening en de inkoop- en bereidingslijst voor de keuken.
Zodra een optie in het systeem staat, bewaakt het de termijnen. Verloopt een optie, dan krijg je een signaal in plaats van een gemiste kans. Reageert een gast met een wijziging in het aantal of de datum, dan leest de AI die mail, past de offerte aan en werkt alle plekken in één keer bij. Het nabellen blijft niet meer liggen, en je ziet in één overzicht waar elke aanvraag in de funnel staat.
Roast en It Foarûnder draaien in dezelfde opzet, maar blijven volledig gescheiden. Elk z'n eigen data, eigen offertes, eigen overzicht. Zo blijft elke zaak los te bekijken en los over te dragen. We bouwen modulair: eerst de offertemotor, de rest klikt er later tegenaan zonder dat we opnieuw beginnen.
Fine dining, shared dining voor groepen en feesten van vijftien tot veertig personen. Reserveringen en offertes voor de zaal, gescheiden van Sneek.
Events op het eiland, van een walking dinner tot een feest van duizenden. Hier zit het grootste offertewerk, en hier loont de automatisering het hardst.
Zo ziet een doordeweekse aanvraag eruit met de motor aan. Het voorbeeld is een walking dinner op It Foarûnder, maar het werkt net zo voor een groepsdiner bij Roast.
"Kunnen we 12 september met 80 man een walking dinner op het eiland?" Per mail of via het websiteformulier. De AI leest hem meteen.
Een concept-offerte en een nette begeleidende mail, met het juiste arrangement en de prijzen. De spelregels zijn al gecheckt: het minimum aantal, de datum, de beschikbaarheid. Geen leeg blad, geen losse ChatGPT-sessie.
Je leest het na, past eventueel een detail aan en klikt akkoord. Een halve minuut werk in plaats van een halfuur. Jij houdt de beslissing en het klantcontact, de AI doet het opstelwerk.
De offerte en de optie verschijnen direct in Smart Event Manager. Het draaiboek voor de bediening en de inkoop- en bereidingslijst voor de keuken rollen vanzelf mee. Niets meer overtypen tussen vier systemen.
De optie heeft een vervaldatum en het systeem houdt die in de gaten. Loopt hij af zonder reactie, dan krijg je een seintje om na te bellen. Geen kans die stilletjes verloopt.
De gast mailt: "kan het 90 man worden?" De AI leest de mail, past de offerte op alle plekken aan en zet een nieuwe versie klaar voor je akkoord. In één scherm zie je alle lopende aanvragen en in welke fase ze staan.
Onder de streep: het opstellen en het overtypen verdwijnen. Wat overblijft is het stuk waar jij goed in bent, het contact met de gast en de beslissing. De twee uur per dag krijg je terug.
We starten op de test-omgeving van Voorraadt, zodat we kunnen bouwen en proberen zonder je echte data te raken. Pas als het staat en jij het hebt gezien, gaat het live. We werken snel: de eerste automatisch klaargezette offertes zie je vroeg in het traject.
We beginnen bewust bij je grootste pijn, in een compacte eerste stap die snel waarde levert. Geen groot traject van een half jaar, maar een werkende offertemotor die je tijd teruggeeft. Daarnaast houden we het draaiend met een vast, voorspelbaar maandbedrag, zodat je je geen zorgen maakt over hosting of techniek.
De grootste winst zit niet alleen in de uren, maar ook in de boekingen die nu blijven liggen omdat de opvolging wegvalt. Eén teruggewonnen event op het eiland verdient deze stap al terug.
We beginnen klein en concreet bij je grootste pijn. Als de offertemotor eenmaal draait, klikt de rest erop zonder opnieuw te bouwen. Dit zijn de richtingen die je in de demo aansprak, voor wanneer je er aan toe bent.
Alle data op één plek, met een overzicht dat laat zien waar elke aanvraag en boeking staat.
De HR-, marketing-, finance- en sales-rollen die je in de demo zag. Het team dat met je meewerkt.
Bezetting, omzet en personeelspercentage van beide zaken op één scherm.
Standaard rooster- en regelvragen automatisch beantwoord, zodat ze niet allemaal bij jullie landen.
Je hoeft hier niet in één keer een halve ton in te steken. We bouwen modulair en per zaak gescheiden, zodat je investering meegroeit met wat je nodig hebt en niet andersom. Eerst de offertemotor die je dagelijks tijd teruggeeft, de rest pas als het loont.
Een systeem dat draait en overdraagbaar is, maakt een zaak bovendien sterker en makkelijker over te dragen. Wat je ook met de zaken van plan bent, dit werkt vóór je, niet tegen je.
Geef akkoord vóór 23 juni, dan zetten we de Connector-licentie aan en richten we de test-omgeving in. De eerste offertes zie je vroeg in het traject automatisch klaargezet.
Akkoord geven via e-mail